Als DMS bezeichnet man Systeme, die Dokumente z.B. in einer Firma zentral verwalten und speichern, so dass ein Zugriff von beliebiger Stelle möglich ist. Die Dokumente werden hierbei organisiert gespeichert, um ein schnelles Auffinden zu ermöglichen.

Die heutigen Anforderungen an ein Dokumenten Management System liegen weitaus höher. Viele Anbieter schreiben sich die bekannten drei Buchstaben "DMS" auf Ihre Fahne, wobei nicht immer DMS drin ist, wo es auch drauf steht. Daher möchten wir Ihnen unsere Definition und eine Lösung eines zeitgemäßen Systems vorstellen.

Verschaffen Sie sich nun einen Überblick über unsere Meinung und dem dazugehörigen System:

Definition und Anforderung

Elektronische Archivierung und Dokumenten Management gehören heute zusammen, um Dokumente jeglicher Art und Herkunft zu managen. Man benötigt einen Dokumenten-Pool, wo alle Informationen geordnet abgelegt werden können, damit für eine spätere Suche und die weitere Bearbeitung eine sichere und effektive Handhabung garantiert ist.

Man spricht also nicht mehr von elektronischen Archivierungssystemen, sondern von einem elektronischen Informations- und Dokumenten Management System (e-IDM). Heute steuern solche Systeme ganze Geschäftsprozesse und werden gezielt in bestimmte Workflow-Prozesse eingebunden. Aspekte der Verfahrensdokumentation und des Qualitätsmanagements werden nicht nur berücksichtigt, sondern vollständig integriert. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden können und gleichzeitig muss das elektronische Archiv die Dokumente revisionssicher verwalten.

Oft werden technische Dinge nicht genug beleuchtet. Welche Datenbank steht hinter dem Archivsystem? In welchem Format werden die Dokumente abgelegt? Welche Formate werden unterstützt? Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Programmen? Gerade die Antworten auf diese Fragen verdeutlichen, ob das gewählte System zukunftssicher und flexibel gestaltet ist. Gerade in dem Segment der IT-Technologie ist Heute schon Gestern.

Wir werden Ihnen aufzeigen können, dass die Technologien unserer bevorzugten DMS-Software Ihren und den allgemeinen Anforderungen voll entsprechen.

Vorteile eines Dokumenten Management Systems

Durch die stetig steigende Dokumentenflut eines Unternehmens und die gesetzlichen Bestimmungen werden die typischen Papierarchive zu wahren "Kostenfressern". Mit DMS reduzieren Sie nicht nur enorm die Zugriffszeit auf archivierte Dokumente, sondern auch die nötige Bürofläche und damit nachhaltig Ihre Kosten. Die rasante Entwicklung bei magnetischen und optischen Medien (CDR, DVD, MO, usw.) macht diese Thematik wirtschaftlich immer attraktiver.

Oft werden eingehende Dokumente ausgedruckt oder vervielfältigt. Das Papiervolumen und die dazugehörigen Druck- und Kopierkosten steigen trotz der EDV exponentiell. Diese Entwicklung wird in den nächsten Jahren nicht langsamer, daher ist hier neben den Raumkosten der größte Kosten-Nutzen-Faktor zu erkennen. In vielen Projekten wurde bereits nach kurzer Zeit die Investitionssumme durch die entstehenden finanziellen Einsparungen ausgeglichen. Die weiteren Vorzüge (Zugriffszeit, Verfügbarkeit und Verarbeitungszeit) lassen sich nur schwer beziffern.

Gerade in der heutigen Zeit stehen Service und Wettbewerbsfähigkeit im engen Verhältnis zum Erfolg. Mit einem intelligenten elektronischen Informations- und Dokumenten Management System werden Sie Ihre Verwaltung reformieren und somit die Zukunft schon heute erreichen.

Lösung für intelligentes Dokumenten Management

Mit dem UnITek IT-Partner System sind wir in der Lage die Lösungen für Sie zu finden und diese umzusetzen. Hierbei ist die DMS-Software DocuWare von der DocuWare AG die Grundlage des gesamten Systems.

Besuchen Sie uns in unserem Demonstrations- und Schulungszentrum in Göttingen, um DocuWare in Aktion zu sehen. Gerne besuchen wir Sie auch und präsentieren Ihnen das System in Ihren eigenen Räumen.

In regelmäßigen Abständen präsentieren wir Interessenten DocuWare in Göttingen. Informieren Sie sich zu den nächsten Terminansetzungen in unserer Veranstaltungsübersicht.